La automatización de tareas en las empresas, en realidad, no comenzó con la inteligencia artificial, y de hecho llevamos mucho tiempo viendo cómo el software sustituye trabajos repetitivos, pero la mejora que tenemos en los últimos años es la capacidad de esos sistemas para aprender y sobre todo, para entender lenguaje natural. Así que esa combinación de automatización tradicional con inteligencia artificial es la que hoy llamamos automatización inteligente de procesos.
Todos los días, los trabajadores de cualquier oficina repiten muchas veces ciertas tareas, con la misma información una y otra vez, o revisan hojas de cálculo, algo que se ha asumido como parte inevitable de la jornada laboral, pero que con la posibilidad de automatizar tareas empresariales con inteligencia artificial, se puede hacer sin que ningún empleado le dedique un solo minuto de su tiempo de trabajo.
Precisamente por eso, entender qué es la automatización inteligente de procesos y cómo puede aplicarse a un negocio concreto es una prioridad para los empresarios, o al menos, debería serlo, puesto que esta tecnología ya funciona en miles de empresas de todos los tamaños, y con una buena formación en IA para empresas, empieza a dar resultados en cuestión de semanas.
¿Qué es la automatización inteligente de procesos en una empresa?
La automatización inteligente de procesos consiste en combinar herramientas de automatización robótica con algoritmos de inteligencia artificial para que un sistema ejecute tareas administrativas y operativas por si mismo, es decir, de forma autónoma.
Antes de la llegada de la inteligencia artificial, lo normal era automatizar un programa de ordenador para repetir siempre la misma acción mecánica, pero lo bueno de esta tecnología está, en realidad, en que incorpora la capacidad de análisis y reconocimiento de patrones propia de la inteligencia artificial generativa, lo que hace posible que el sistema se adapte a situaciones nuevas, en lugar de limitarse a ejecutar órdenes fijas por siempre.
De hecho, la diferencia entre la automatización clásica y la automatización inteligente está precisamente en esa capacidad de razonamiento, puesto que mientras que un sistema tradicional necesita de instrucciones detalladas para trabajar en cada escenario posible, un sistema que incorpora inteligencia artificial puede tomar sus propias conclusiones y decidir que hacer, por supuesto, dentro de ciertos límites que están presentes en su configuración.
¿Qué tecnologías se utilizan en la automatización inteligente de procesos?
Detrás de un flujo de trabajo automatizado hay varias capas tecnológicas, las cuales están lideradas por lo general, por la automatización robótica de procesos, que se pueden encontrar habitualmente por sus siglas RPA, y que son programas que realizan tareas repetitivas a través de interfaces gráficas.
Con respecto a las tecnologías de inteligencia artificial, el aprendizaje automático permite que un sistema reconozca patrones a partir de datos históricos, para que la automatización sea adaptable y que se parezca lo máximo posible al trabajo que puede hacer un profesional humano.
Por otra parte, estaría la minería de procesos, la cual analiza los registros de eventos de los sistemas empresariales para reconstruir cómo se ejecutan las tareas en la práctica real y así, poder detectar cuellos de botella, o tareas que no aportan valor al negocio.
A estas capas ya mencionadas, hay que añadir también las plataformas de orquestación y las herramientas ‘low-code’, sabiendo que la función de las primeras es coordinar el trabajo de los agentes de IA, mientras que las segundas se encargan de que perfiles los trabajadores y emprendedores que no tengan conocimientos de programación, puedan hacer todo lo que necesitan con las típicas herramientas de ‘arrastrar y soltar’, propias de las plataformas online.
¿Cómo integrar la automatización inteligente con los programas que ya utiliza una empresa?
Uno de los mayores temores de un empresario al plantearse dar este paso es pensar que tendrá que sustituir todo su software de gestión, su sistema contable o su plataforma de ventas para poder incorporar la automatización a su negocio.
No obstante, la realidad suele ser justo la contraria, porque la gran mayoría de las soluciones de automatización inteligente están pensadas precisamente para conectarse con los programas que ya existen en la empresa, sin necesidad de reemplazar nada de lo que ya funciona bien.
Dicha conexión se produce a través de lo que se conoce como integraciones o conectores, que son unos puentes digitales cuya función es que dos programas distintos, como un CRM y un sistema de facturación, compartan información entre sí de forma automática. Ni que decir tiene lo valioso que es esto en las pymes españolas, donde suelen coexistir muchos programas distintos comprados en momentos diferentes.
Por otra parte, hay que mencionar la importancia de la calidad de los datos, ya que de poco sirve conectar un modelo de inteligencia artificial con el ERP si la información de este último está duplicada, incompleta o desactualizada.
Antes de automatizar cualquier proceso, lo ideal y recomendable es revisar las fuentes de datos, para establecer reglas de validación y limpiar los registros obsoletos. De hecho, muchas de las empresas que no cuentan con la asesoría de una agencia de automatización en IA, tienen muchos problemas relacionados con la gestión de datos, no por fallos en la tecnología.
¿Es posible automatizar procesos en una pequeña empresa?
Por supuesto que las pequeñas empresas pueden automatizar procesos, y de hecho muchas ya lo hacen, pero siendo honestos y realistas, cuando se cuenta con un presupuesto limitado, lo que hay que hacer es elegir bien qué tareas automatizar, y aprovechar las herramientas en la nube que funcionan por suscripción mensual.
De hecho, una pequeña empresa cuenta con la ventaja de que sus procesos de trabajo suelen ser menos complejos y más fáciles de estructurar que los de una gran empresa que cuenta con decenas de departamentos y muchos años de burocracia acumulada.
Además, el abaratamiento de las herramientas de inteligencia artificial en los últimos años ha democratizado el acceso a tecnología, e incluso un negocio pequeño, o un solo emprendedor que trabaje una marca personal, puede hoy disponer de un asistente virtual personalizado con Claude, o con alguna otra plataforma de inteligencia artificial de características similares.
Lo que realmente se necesita, es una consultoría en inteligencia artificial, precisamente para optimizar lo máximo posible el presupuesto, así que si quieres que te atendamos de forma personalizada, contacta con nosotros.