La automatización administrativa hace y hará más fácil todas las tareas que tienen relación con la gestión de documentación empresarial tanto a nivel público, como sobre todo, a nivel privado.
Como empresa consultora en inteligencia artificial, vemos habitualmente que muchos negocios utilizan la IA para ayudarse en ciertas tareas de administración, pero que no cuentan con las herramientas personalizadas ideales para ello.
Por eso, ofrecemos, además de nuestro servicios de asesoría en inteligencia artificial, nuestra formación en IA para empresas, con el objetivo de que puedan llevar a cabo todos los procesos de automatización que necesitan de la mejor manera posible.
No obstante, en este artículo, nuestro objetivo es ofrecerte un análisis detallado sobre cómo funciona la inteligencia artificial en la automatización administrativa empresarial.
Para ello, responderemos a las preguntas frecuentes que tienen los usuarios en Internet, así como las que más habitualmente recibimos por parte de nuestros clientes, pero centrándonos en ver los fundamentos que hay detrás de la tecnología que hace posible esta automatización.
¿Puede la IA automatizar tareas administrativas?
La respuesta es que sí, la inteligencia artificial puede automatizar tareas administrativas, por su capacidad para trabajar con un alto volumen de datos y con reglas definidas, donde aporta una importante mejora de la velocidad y de reducción de errores.
Tal y como muestran diferentes estudios que se están haciendo muy populares, cerca del 84 % de las tareas repetitivas podrían automatizarse, lo cual implicaría liberar cientos de miles de horas de trabajo cada año, para que los profesionales puedan realizar otras tareas y aumentar su productividad.
Se puede decir entonces, que los trabajos que usualmente son repetitivos y están basados en el análisis, o la lectura de documentos, son aptos para las herramientas digitales que están unidas a la inteligencia artificial generativa.
Sin embargo, cuando aparecen situaciones que exigen juicio humano, mediante la interpretación del contexto, o la aplicación de normativas con un cierto margen de valoración, es cuando se pueden ver los límites de la inteligencia artificial actuales y futuros.
El análisis académico muestra que si no hay suficientes datos de calidad, o el trabajo necesita de ciertos matices jurídicos, o éticos, la automatización completa fracasa. En esos casos, lo habitual es que el sistema asista al profesional, pero que una persona continúe tomando la decisión final.
Aun así, el papel híbrido entre IA y humano será lo más habitual en los próximos años, puesto que las tecnologías suelen reemplazar bloques específicos de tareas, manteniendo la supervisión humana en el resto.
¿Qué tecnología se usa para automatizar procesos administrativos?
La herramienta de referencia en muchos análisis académicos y técnicos es la automatización robótica de procesos, conocida por las siglas ‘RPA’.
Y es que esta es la tecnología que emplea bots que reproducen las acciones que haría una persona frente a una pantalla, interactuando con formularios, sistemas de gestión y plataformas digitales, sin la necesidad de programar directamente sobre interfaces de programación.
Lo más llamativo es que esos bots pueden actuar como una extensión del equipo administrativo, al automatizar tareas empresariales con inteligencia artificial, principalmente y por lógica, aquellas que son repetitivas.
A medida que la automatización avanza, se han integrado capacidades de inteligencia artificial tales como el aprendizaje automático, la visión artificial y el procesamiento del lenguaje natural, dando lugar a lo que algunos denominan ‘RPA’ cognitiva, o automatización inteligente.
Dicha definición, significa que el sistema ejecuta instrucciones, pero que es también capaz de imitar el pensamiento y la percepción humana, de tal manera que aprende de cada interacción.
Gran parte del peso técnico para conseguir este logro tecnológico recae en el reconocimiento óptico de caracteres, o la tecnología ‘OCR’, como también se la conoce, que traduce documentos, recibos, facturas, o formularios en papel, a datos digitales procesables.
Gracias a ‘OCR’, los bots acceden a la información que antes necesitaba de horas de trabajo manual, pero también es cierto que esa información no siempre llega depurada.
Cuando aparecen caracteres borrosos, o formatos irregulares, intervienen los modelos de lenguaje, ya que al combinarlos con los ‘OCR’, se reducen mucho los posibles errores y se acelera el procesamiento de los documentos.
¿Cómo se utiliza la inteligencia artificial en la automatización administrativa?
Para analizar cómo la inteligencia artificial impulsa la automatización administrativa, lo que hay que hacer es realmente, ver de qué forma actúan las tecnologías que hemos mencionado de una forma práctica.
De esta forma, el punto de arranque suele ser la automatización robótica de procesos, o ‘RPA’, que recurre a bots de software para imitar las acciones que haría una persona frente a una interfaz, tales como extraer datos, rellenar formularios o mover información entre sistemas administrativos.
Lo bueno de estos bots es que actúan en la capa visual, por lo que no hay que realizar el desarrollo de proyectos IA complejos sobre APIs y permite improvisar automatizaciones en sistemas cerrados, de tal forma que habilita un primer nivel de automatización, sin la necesidad de cambiar la arquitectura informática existente.
Pero al incorporar las herramientas de inteligencia artificial, la ‘RPA’ gana facultades más allá de repetir instrucciones, puesto que comienza a interpretar contenido, a aprender de la experiencia y a reaccionar ante irregularidades.
El procesamiento de lenguaje natural de los modelos generativos permiten interpretar texto, ya sea en correos, documentos, o formularios, y extraer de ellos el sentido intrínseco para poder tomar las acciones necesarias en consecuencia.
No hay duda de que la IA hace más fácil la gestión empresarial mediante la automatización administrativa. Por eso, si quieres que te ayudemos a implementar esta tecnología en tu empresa, contacta con nosotros.