El control presupuestario de una empresa se puede llevar con la IA, siendo un complemento para el equipo financiero, y para el análisis de datos y estadísticas del apartado económico de la empresa en tiempo real.
De esta forma, mediante el entrenamiento de un modelo de inteligencia artificial, se puede hacer que esta tecnología automatice, o ayude en la gestión y el trabajo diario de muchas tareas empresariales, entre las cuales, estaría el control presupuestario del propio negocio.
Pero como estamos hablando de los datos financieros de la empresa, donde también se recoge información de terceros, la verdad es que hay que tener muchas cosas en cuenta a la hora de categorizar el control presupuestario entre los procesos que se pueden automatizar con IA.
Por eso, en este artículo, queremos hablar sobre cómo ayuda realmente la inteligencia artificial a mejorar el control presupuestario de un negocio, pero siendo totalmente honestos con los posibles problemas e inconvenientes que hay que combatir, ya que como empresa de consultoría en inteligencia artificial, vemos habitualmente este tipo de situaciones al trabajar con nuestros clientes.
¿Cómo ayuda la IA a detectar desviaciones en el presupuesto de una empresa?
La IA analiza cada línea del presupuesto en tiempo real, comparando lo que se gasta con lo que se había planeado, sin esperar al cierre mensual. De esta forma, cada factura y apunte bancario, pasa por sus filtros.
Puede que exista una razón justificada, que produzca un incremento inesperado de pedidos, pero también puede que se haya producido algún cambio en las tarifas, o en los precios de los proveedores, y en cualquier caso, la inteligencia artificial señalará la anomalía para que el desajuste, o la desviación del dinero del presupuesto, se pueda corregir a tiempo.
Lo mejor de las herramientas de productividad con inteligencia artificial es que conocen el comportamiento histórico de cada parte de la empresa y ajusta por lo tanto el control presupuestario al contexto real del negocio.
Esto que acabamos de comentar, llevado a la práctica, se puede ver muy fácilmente con el ejemplo de que la IA, si se configura correctamente, sabe que los gastos de logística suben cada diciembre por la campaña navideña, y en ese caso no saltarán sus alarmas con esa desviación estacional.
Pero como es lógico, la IA no reemplaza la experiencia del profesional para establecer el presupuesto necesario para el desarrollo de la empresa, por lo que en realidad, de lo que estamos hablando es de una herramienta para ayudar al equipo financiero a hacer mejor su trabajo.
¿Qué datos necesita una IA para analizar el presupuesto de una empresa?
Para que una inteligencia artificial pueda analizar el presupuesto de una empresa, el sistema materia prima de calidad, que por supuesto, son los datos históricos de ingresos y gastos, además de toda la información financiera adicional disponible sobre la situación económica del negocio.
Sin un registro fiel de lo que ha entrado y salido de las cajas durante al menos dos o tres ejercicios fiscales, cualquier predicción de la IA no tendrá una verdadera conexión con la realidad, y aunque se podrá usar como una referencia, no tendrá una validez real, puesto que el ordenador compara patrones del pasado con las previsiones del futuro, y para eso necesita números reales con los que poder trabajar.
Pero la memoria financiera no es suficiente para el control presupuestario y para llevar la fiscalidad empresarial con inteligencia artificial, ya que la IA también debe tener un desglose de cada partida del propio presupuesto, puesto que necesita saber cuánto se destina a cada cosa, y cuanto más fino sea el nivel de detalle, con mayor precisión detectará dónde se producen las desviaciones.
Por otra parte, también hay que tener en cuenta que la IA analiza el presupuesto comparando lo que se espera ganar con lo que se planea gastar, por lo que si la empresa no comparte con ella sus metas comerciales, el algoritmo navega a ciegas y no dará resultados que merezcan la pena por falta de información.
Además, el presupuesto suele elaborarse sobre la base devengada, registrando ingresos y gastos cuando se devengan, no cuando se cobran o pagan, pero la liquidez es otra historia, porque la IA necesita fechas estimadas de cobro a clientes y fechas de pago a proveedores, ya que solo así detectará los posibles problemas de tesorería que se puedan producir en meses concretos.
¿Es seguro usar la IA con los datos financieros de una empresa para automatizar su control presupuestario?
La vulnerabilidad de usar la IA con los datos financieros de una empresa dependerá siempre de cómo maneje la empresa sus datos y de qué tipo de IA contrate, porque los sistemas de aprendizaje automático no son maliciosos, pero su seguridad informática sí puede tener grietas.
Por lo general, el primer riesgo está en el lugar donde la IA almacena la información para poder trabajar con ella, porque muchas herramientas de análisis financiero funcionan en la nube, lo que significa que la información contable, fiscal y de facturación del negocio se encuentra localizada en servidores que la empresa no controla directamente.
Así que en el caso de que el proveedor de la IA sufra una brecha de seguridad, la información confidencial de la empresa y sus clientes pueden acabar en manos ajenas. Por eso, recomendamos, siempre que se tenga la oportunidad de recurrir al desarrollo de una IA local, que serían sistemas que se instalan en los ordenadores propios de la empresa, reduciendo la exposición externa.
También, hay que tener en cuenta, que las propias respuestas de la IA también generan riesgos, porque los informes que tengan datos confidenciales quedan registrados en los historiales de conversación de la aplicación.
Por todo esto, queremos ser totalmente transparentes afirmando, que si bien es posible el control presupuestario de una empresa con IA, para hacerlo, te recomendamos contar con la ayuda de una Agencia de Automatización con IA, con el fin de que puedas aprovechar todas las ventajas de esta herramienta reduciendo al máximo los posibles riesgos.
Así que si quieres que te ayudemos de forma personalizada, contacta con nosotros sin compromiso y háblanos de los objetivos de tu proyecto empresarial.